Bir satış, birden fazla iz bırakır
Müşteriye yapılan satış yalnızca gelir satırı değildir. Ürün stoktan çıkar, müşterinin cari bakiyesi değişir, fatura düzenlenir ve ödeme daha sonra bankaya düşebilir. Bu olayları ayrı tablolarda, birbirinden kopuk biçimde izlerseniz aynı işlemi birkaç kez girersiniz. Bir yerde düzeltme yaptığınızda diğer kayıtların eski kalması da kolaydır.
Örneğin satış faturası kesildiği hâlde ödeme henüz gelmemişse, gelir ile tahsilatı aynı şey gibi görmek nakit durumunu olduğundan iyi gösterir. Tersine, bankaya gelen tutarın hangi faturaya ait olduğu belirsizse müşterinin açık bakiyesi yanlış kalabilir. Her kaydın kaynağını ve bağlantısını bilmek, rakamların neden farklı olduğunu açıklamayı kolaylaştırır.
Günlük kontrolde neye bakmalı?
Önce satış, fatura ve tahsilatın aynı işlemle ilişkilendirildiğinden emin olun. Ardından stok hareketinin gerçekten teslim edilen miktarı gösterip göstermediğini kontrol edin. İade veya kısmi ödeme varsa önceki kaydı sessizce değiştirmek yerine yeni hareketi açıkça kaydedin. Böylece geçmişte ne olduğu izlenebilir.
Haftalık olarak açık cari bakiyeleri banka hareketleriyle, stok miktarını fiziksel sayımla karşılaştırın. Uyuşmazlık çıktığında yalnız toplamı düzeltmek yerine farkı yaratan belgeyi bulun. Tek veri kaynağının değeri, bütün sayıların aynı ekranda durmasından çok, aralarındaki ilişkinin korunmasıdır.
Muhasebeciyle aynı kayda bakmak
Muhasebeci ay sonunda başka bir Excel dosyası, işletme başka bir liste kullanıyorsa aynı faturanın iki ayrı açıklaması oluşabilir. İlgili belgeyi, işlem tarihini ve ödeme durumunu birlikte görmek soruları azaltır. Yine de ön muhasebe kayıtları ile yasal muhasebe kayıtlarının aynı şey olmadığını unutmayın; dönem sonu sınıflandırma ve beyan kararları için mali müşavirinizle çalışın.