Cari hesap ne demek?
Vadeli satış yaptığınız her müşteri ve vadeli alım yaptığınız her tedarikçi için ayrı bir hesap tutulur. Müşteriye kestiğiniz satış faturası alacağınızı artırır, ondan gelen tahsilat azaltır. Tedarikçiden gelen alış faturası borcunuzu artırır, ona yaptığınız ödeme azaltır. İkisi arasındaki fark o carinin bakiyesidir.
Peşin çalışan bir işletmede bile cari hesap önemlidir. Kısmi ödeme, iade ya da avans gibi durumlar birkaç ay içinde bakiyeyi kâğıt üzerinde izlenemez hâle getirebilir. Her hareketin tarihi, belgesi ve tutarıyla kaydedilmesi, ileride çıkacak "Biz bunu ödemiştik" tartışmasını belgeyle çözmenizi sağlar.
Cari kartta neler bulunmalı?
Kartın başında unvan, vergi ya da T.C. kimlik numarası, iletişim bilgisi ve anlaştığınız vade yer alır. Excel'den ya da başka bir programdan geçiyorsanız, geçiş tarihindeki bakiyeyi açılış bakiyesi olarak girin; eski hareketleri tek tek taşımanız gerekmez.
Kartın asıl değeri hareket listesindedir. Her satırda tarih, belge numarası, açıklama ve tutar bulunmalı. Bakiye düzeltmesi gerekiyorsa eski satırı silmek yerine açıklamalı yeni bir düzeltme hareketi ekleyin; böylece bakiyenin neden değiştiği her zaman izlenebilir.
Tahsilatı doğru faturaya bağlayın
Müşteri üç faturanın toplamı yerine yuvarlak bir tutar gönderdiğinde, paranın hangi faturayı kapattığını kaydetmezseniz açık fatura listesi yanıltır. Toplam bakiye doğru görünür, ama hangi faturanın vadesinin geçtiğini bilemezsiniz.
Kısmi ödemeyi ilgili faturaya bağlayın, kalan tutar o faturanın üzerinde açık kalsın. Faturası henüz kesilmemiş bir ön ödeme geldiyse bunu ayrıca not edin; fatura kesildiğinde ikisini eşleştirin.
Vadesi geçen alacakları yaşlandırın
Toplam alacağınız aynı kalsa da 15 günlük bir alacakla 120 günlük bir alacak aynı risk değildir. Açık faturaları vadesi gelmemiş, 1–30, 31–60, 61–90 ve 90 günden fazla gecikmiş olarak gruplamak, nereden başlamanız gerektiğini gösterir.
Gecikmeye girmiş müşteriyle konuşurken açık faturaları ve tarihlerini elinizde bulundurun. Verilen ödeme sözünü tarihiyle not edin. Aynı müşteri sürekli geciktiriyorsa, yeni satışta vadeyi kısaltmayı ya da peşin çalışmayı düşünün.
Dönem dönem mutabakat yapın
Mutabakat, sizin kayıtlarınızdaki bakiyeyi karşı tarafın kayıtlarıyla karşılaştırmaktır. Fark çıktığında nedeni çoğunlukla birinin kaydetmediği bir fatura, iade ya da iki tarafın farklı tarihlere yazdığı bir ödemedir.
Farkı toplamı düzelterek kapatmayın; farkı yaratan belgeyi bulun ve eksik tarafı kaydedin. Yıl sonu mutabakatlarını ve resmî kayıtlara yansıyacak düzeltmeleri mali müşavirinizle birlikte yapın.
Systemcel'de cari takibi
Systemcel'de kestiğiniz ve içeri aldığınız faturalar ilgili cariye kendiliğinden işlenir. Tahsilatı faturayla eşleştirir, kısmi ödemeyi faturanın üzerinde açık bırakırsınız. Alacaklar vadesine göre gruplanır ve açık fatura için müşterinize tek tıkla e-posta hatırlatması gönderebilirsiniz. Mevcut cari listenizi açılış bakiyeleriyle CSV dosyasından aktarabilirsiniz.